Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

Tôi Yêu Marketing | December 7, 2016

Scroll to top

Top

23 Comments

NẾU LÀ VIETNAMWORKS.COM, BẠN SẼ GIẢI QUYẾT THẾ NÀO?

Sáng thứ 7 qua là thời điểm diễn ra buổi hội thảo “Dám thành công” của Vietnamworks.com. Thế nhưng buổi sáng đẹp trời đã có một việc không vui lắm xảy ra. Từ 8h30, những ai đến trễ đều không được giải quyết cho vào với 2 lý do:

1. Đến quá trễ so với giờ quy định ghi trên vé là 8h30 AM

2. Khán phòng đã hết chỗ

Trong 5 phút đứng ở ngoài quan sát, TYM thấy có khoảng 60 – 70 bạn đứng ở ngoài, ngơ ngác ngu ngơ chờ cơ hội được vào. Phản ứng của các bạn đa phần là:

- Sao có vé mời mà không được vào? Nếu vậy phát vé mời làm gì?

- Sáng thứ 7 mà, đến đúng 8h30 khó lắm, trước 9h là cố gắng lắm rồi!

- Sáng cuối tuần mà lại gặp chuyện như thế này, thật là bực bội, biết vậy ở nhà ngủ cho rồi!

- Không đủ chỗ là sao? Sao không mời đủ mà lại mời quá nhiều như vậy?

- Trong vé chỉ ghi “Yêu cầu đến đúng giờ” chứ đâu có nói quá 8h30 là không được vào, sao không ghi cụ thể ra?

- Không cho ngồi thì vô đứng nghe cũng ok mà!

- @#%*@!…

Nhẹ nhàng nhất: “Biết đến trễ là lỗi của mình nhưng sao thấy bực bội quá, tưởng cuối tuần bắt đầu bằng buổi hội thảo lên tinh thần của anh Khanh, giờ còn thấy mất tinh thần hơn!”

Đó chỉ mới là ghi nhận trong 5 phút, ngoài ra còn bao nhiêu bạn đến trễ, bao nhiêu phản ứng… nữa thì TYM không được biết. Hình ảnh cuối cùng TYM ghi nhận là cảnh các nhân viên của Vietnamworks chặn cầu thang đi lên với những lời giải thích như “Do hội thảo đã bắt đầu… Các bạn đến quá trễ… Hẹn gặp bạn ở các event sau của Vietnamworks.com…”, bu quanh là rất nhiều khuôn mặt và TYM chưa phát hiện ra “khuôn” nào có vẻ cảm thông 8O

Tóm lại là căng thẳng.

Nếu bạn là ban tổ chức của hội thảo, bạn sẽ làm gì để ngăn ngừa sự việc xảy ra? TYM nghĩ đây là câu hỏi không thừa bởi với kinh nghiệm tham gia rất nhiều hội thảo, dường như buổi nào cũng có những người đến trễ, có khi hơn 1 tiếng đồng hồ! Cho vào thì sẽ làm diễn giả và mọi người mất tập trung, không cho thì không đặng!

Vậy, bạn sẽ lên kế hoạch thế nào hoặc giải quyết tình huống ngay lúc đó ra sao để khách mời ít tức giận và thất vọng nhất có thể? “Chơi rắn” như Vietnamworks có phải là giải pháp duy nhất khi ấy không?

Bạn đọc Toiyeumarketing.com mà đưa ra được giải pháp hay là nhiều nơi mời về tư vấn lắm đó nha, hì hì…



Comments

  1. Anh Vũ

    Tôi nghĩ cách giải quyết như thế là đúng, và tất cả các buổi hội thảo đều không nên giải quyết cho thính giả vào hội trường khi buổi hội thảo đã bắt đầu. Cũng đã đến lúc nên tập tính đúng giờ rồi mọi người ạ. Nhưng VNW cũng nên ghi rõ ràng hơn trên vé mời rằng không được đến trễ, như vậy để tránh những hiểu lầm đáng tiếc có thể xảy ra.

  2. anhtnm

    Tui nghĩ thế này:
    1. Đến trễ hơn giờ ghi trên thư mời là không đúng. Hoàn toàn đồng ý với Anh Vũ là cần phải tập tính đúng giờ trở lại cho dân Sài Gòn (không dám nói đâu xa xôi).
    2. Nếu tự tin hội thảo của mình là có giá trị cao, nội dung độc đáo, diễn giả tài năng, được nhiều người quan tâm thì nhà tổ chức event hoàn toàn có thể áp dụng cách đóng cửa đúng giờ. Làm thế này vừa tôn trọng những người đến đúng giờ, vừa giúp chương trình hội thảo được thông suốt (đến trễ bạn sẽ bỏ qua một phần nội dung, và những người đến sớm + diễn giả không thể quay trở lại những nội dung này được, sẽ rất mất thời gian. Mà đã bỏ qua một phần nội dung thì rất có thể bạn không theo được những nội dung còn lại).
    3. Tuy nhiên:
    - không nên phát thư mời quá nhiều. Mức nhiều hơn chỉ nên dừng ở số lượng ghế mà BTC có thể kê thêm (gần giống như bàn dự bị ở tiệc cưới vậy).
    - BTC nên có kế hoạch trước về việc tổ chức thêm một hội thảo lần 2, trong trường hợp có quá nhiều người muốn tham dự mà khán phòng lần 1 không đủ chỗ. Như vậy, khi thực tế có nhiều người quan tâm hơn dự kiến, BTC sẽ lập tức có thể thông báo về kế hoạch lần 2 cho những người chưa tham dự được trong lần 1. Khi đó, người bị ra về do đến trễ vừa rút kinh nghiệm về việc đến trễ/hết chỗ, mà vẫn vui vẻ ra về để đợi đến buổi hội thảo lần 2.

  3. Rất đồng ý với giải pháp của anhtnm. Sơn TYM nghĩ lúc đó nên lưu email của những người đến trễ.Sau đó gởi cho họ file ppt của buổi diễn thuyết hay 1 bài tóm tắt, review gì đó về những điểm nội dung quan trọng nhất. Như vậy sẽ đỡ khiến họ hụt hẫng hơn :-)

  4. Kieu Giang

    Theo mình thì lỗi từ 2 phía, ng tham dự đã quen ko đúng giờ và cả việc BTC mời quá nhiều. Cũng là 1 kinh nghiệm đáng nhớ:)
    Mình nghĩ nếu có thể, BTC có thể bố trí 1 góc cho những ng đi trễ nhưng vẫn nhiệt tình đứng xem (như LCD truyền trực tiếp chẳng hạn..hihi)

  5. Theo mình thì nếu BTC dự trù được số lượng đến đông thì có thể dùng tạm giải pháp: Đặt một màn chiếu ở bên ngoài hội trường để các bạn đến sau có thể theo dõi được Hội thảo và các bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi thông qua phiếu câu hỏi. :mrgreen:

  6. Theo tôi thì lỗi cũng từ 2 bên, số lượng khách mời và khách tham dự Hội thảo BTC cần tính trước lượng khách có thể ngồi trong phòng tương ứng với số giấy mời đưa ra.

    Lỗi thứ hai từ người tham dự đến không đúng giờ, giữ lại không được mà mời khách về không xong, tốt nhất bổ sung thêm trên giấy mời về thời gian nếu như không đến đúng giờ hoặc + 5 phút thì sẽ không được vào hội trường vì lý do gây mất tập trung và ảnh hưởng cho người khác.

  7. Theo tôi, với trình độ, năng lực và tài chính như Vietnamworks.com, các bạn có thừa khả năng bố trí thêm 1 phòng hay đơn giản là màn chiếu và âm thanh bên ngoài, những ai không vào được khán phòng thì ít nhiều cũng vui vẻ đứng ngoài xem qua màn hình, nghe qua dàn âm thanh bên ngoài, như vậy sẽ đỡ lộn xộn bên trong mà cũng êm xuôi bên ngoài.

  8. Theo mình vẫn có thể giải quyết vấn đề này 1 cách nhẹ nhàng
    Mình không tham gia nhưng mình có đc xem qua vé mời .. VNW hoàn toàn có thể cho mọi người vào bổ xung lúc nghỉ giữa giờ . như vậy là đảm bảo trọn vẹn đôi bên ^^

  9. tam

    bữa đó anh đi đúng giờ cũng hem được vào lun nè, nhưng sau một hồi phân bua thì ok được vào, vì anh cầm máy ảnh tác nghiệp , giống như nhà báo), vào thì phải đứng đằng sau cùng mỏi chân.lun
    Lỗi của Vietnamworks là rất nhiều , vì không tự tin vào số thư mời phát ra ( sợ đi ít nên mời nhiều ) gây phản cảm
    cho những người có vé mời mà vẫn không đc vào ….
    mà mr Khanh vui thiệt, gud gud

  10. Úi trời, em vô sớm nên ko biết. Anh vô đúng giờ mà cũng ko vào được à, hix hix, vậy là hơi tệ rồi :? .
    Em đi nhiều buổi của anh Khanh, có ghi âm lại hết nè, bữa nào em cho mượn nghe, hố hố

  11. Mình cũng đồng tình với ý kiến mà mọi người đã chia sẻ ở trên.

    Trước hết việc BTC phát quá nhiều vé mời, vượt mức có thể chứa trong phòng họp khiến nhiều người đến mà không được vào với lý do “hết chỗ” là rất không hay.Về phía người đến tham dự, chúng ta cũng cần đến đúng giờ để tôn trọng mọi người đến tham dự hội thảo.

    Mình cũng muốn đưa ra thêm 1 số ý kiến:

    1. Trước tiên thái độ của BTC phải cởi mở và thân thiện, không nên dùng bộ mặt & thái độ “hình sự” khi không cho mọi người vào. Khi chúng ta được nghe giải thích lý do với 1 thái độ tôn trọng và vẫn vui vẻ nhẹ nhàng thì hẳn sẽ thấy tâm trạng tốt hơn phải không?

    2. Đồng tình với ý kiến chuẩn bị sẵn 1 màn chiếu (hoặc LCD) phía ngoài để những người đến muộn vẫn có thể theo dõi.

    3. Phát thông cáo báo chí (nếu có) để mọi người có thể nắm được phần nào chương trình hội thảo

    4. Nếu buổi hội thảo có quay lại video thì mời mọi người đăng kí tên, đơn vị công tác & địa chỉ liên lạc để có thể đến nhận DVD sau vài ngày (free hay bán đĩa là ở ngân sách của BTC)

    Ngoài ra những người đăng kí lại tên có thể được cho vào danh sách khách mời ưu tiên trong buổi hội thảo lần sau (vd: được gửi thư thông báo trước về hội thảo sắp diễn ra, hoặc nếu có muộn 1 chút thì vẫn được vào còn nếu muộn quá thời gian qui định thì dĩ nhiên ko có ngoại lệ nữa)

    Cảm ơn chia sẻ của TYM và mọi người nhé, hay lắm!

  12. Hehe ! Trường hợp này nó na ná một doanh nghiêp nào đó, hinh như là ” best chicken ” làm một chương trình Promotion thi phai. :D

  13. Phương Huyền

    Theo mình thấy, nguyên nhân chính ở đây là do VNW mời khách quá nhiều so với số lượng ghế. Để khắc phục, trước event, VNW nên có 1 cuộc khảo sát nhỏ để có thể biết được những đối tượng khách mời nào quan tâm đến chủ đề và bao nhiêu % khách sẽ tham dự nhằm tung ra lượng vé mời hợp lý. Sau đó, gần đến ngày diễn ra event, VNW nên confirm lại (gửi email hoặc điện thoại,…) 1 lần nữa để nắm rõ lượng khách sẽ tham dự để chuẩn bị những giải pháp hợp lý. Đồng thời, nếu muốn nghiêm về giờ giấc như vậy, VNW cần ghi rõ trên vé mời: “Đến sau 8.30am sẽ không được vào” để những bạn đến trễ không cảm thấy wa hụt hẫng. :wink:

  14. hongsun

    Theo mình thì chẳng phải là do đến trễ hơn 8h30 mà không được vào, đơn giản là hội trường hết chỗ rồi, thế là mấy chiến sỹ của VNW đứng ở ngoài mới thêm cái lý do trễ hơn 8h30 vào cho nó thuyết phục ( nếu mà hội trường đang thiếu người thì có muộn hơn 9h rồi cũng vào) ( vì số vé mời phát ra nhiều hơn số ghế rất nhiều chứng tỏ VNW rất sợ thiếu người xem), nếu cứ nói là muộn giờ nên không được vào lại hay, vừa chuyên nghiệp, vừa cao giá cho VNW, nhưng đây có lẽ chiến sỹ nào của VNW đứng ở ngoài lại phun ra cả việc đã hết chỗ rồi nên gây phản cảm.

    Hành động phát vé mời ra quá nhiều so với số ghế này theo mình là hành động rất rất nên tránh, thế này là không tôn trọng người đi nghe rồi. Theo mình, cứ phát vé đủ với số ghế, hoặc chỉ hơn một chút ( nếu là khách kiểu doanh nhân thì có khi còn số vé phải ít hơn số ghế ấy chứ), có thể lần đầu ít khách, nhưng nếu diễn giả nói tốt, buổi giao lưu được tổ chức chuyên nghiệp, hấp dẫn thì dần sẽ tạo nên thương hiệu thôi.

  15. Thanhnicky

    Hôm đó mình ở đó, và tới trễ 5′ với lý do là chỗ giữ xe khách sạn RẼ lại hết chỗ ( ko hiểu nổi, tầng hầm giữ xe của KS REX to thế mà).
    Và khi mình tới thì người ta ko cho vào nữa với lý do diễn giả đang nói. Thế mà khi mình đứng đó, có 1 vài người tới trễ cả 20′vẫn cho vào bởi vì 1 lý do đơn giản là có quen người “gác cổng” của VNW và làm rất nhiều người ở đó phản ứng. Với 1 công ty lớn như VNW thì điều đó không thể chấp nhận được. Và mình muốn nói thêm ở đây là nguyên nhân chính là do VNW phát quá nhiều vé mời chứ không phải là diễn giả đang nói. Xin hết! (quá bức xúc vì không được vào)

  16. wind

    ghét nhất là “chơi giờ cao su”, đó là do ý thức của mình còn kém, ko kỷ luật, đến sớm và đúng giờ là cách tôn trọng người khác. phải làm thế nhìu lần, họ bị vậy vài lần là tự dưng có tinh thần tự giác liền thui :D

  17. DTH

    các bạn có đến hôm đó mà ko vào được cho mình hỏi 1 câu với mục đích khảo sát: “Nếu sau này VNW có tổ chức các buổi hội thảo khác và phát vé miễn phí, các bạn có tham gia ko?”.

    Thanks,

  18. Lil

    Đặt phòng ở KS tính theo người, sợ không có đủ người tới tham dự như đã đặt, nên các công ty tc hay phát số vé mời lớn và sẽ có tối đa khoảng 1/2 (ngày thường)hoặc 2/3 (ngày nghỉ)số người được mời tham dự. Nhưng hôm ấy là ngày nghỉ, các bác lại quảng cáo hội thảo ầm ĩ quá, in vé mời đẹp quá nên dân tình mới hào hứng đi vậy.

    Hi vọng vụ ở HN các bác VNW sẽ biết tính toán cẩn thận hơn

  19. jiggajiggo

    Tên hội thảo là “Dám thành công” mà hỉ? Nghe có vẻ chúng ta sẽ phải rất táo bạo. :D Sao không đặt câu hỏi là “Nếu bạn đến trễ trong tình huống đó bạn sẽ làm gì?” :D [Hihi, ý kiến của các bạn về cách giải quyết của VNW rất hay :D . Mình chỉ lạc đề xíu thôi]. ^_^
    Mình từng biết có 1 anh cũng đi dự hội thảo khi hội thảo đã đóng cửa, thậm chí còn không có vé mời, mà cuối cùng lại thành con nuôi của người thuyết trình đó! :D

  20. Link

    Sau khi đọc hết những ý kiến của mọi người mình thấy đây là một topic rất hay và bổ ích.
    Mình xin tổng hợp lại toàn bộ ý kiến của mọi người cùng với các giải pháp đã đề xuất (theo ý kiến riêng của mình) để tiện theo dõi nhé :D

    Nếu hội thảo có giá trị cao, nội dung độc đáo, diễn giả tài năng, được nhiều người quan tâm và khách tham dự đã ngồi kín chỗ trong khán phòng, BTC hoàn toàn có thể áp dụng cách đóng cửa đúng giờ.
    Lý do:
    • Tôn trọng những người đến đúng giờ.
    • Giúp chương trình hội thảo được thông suốt (đến trễ bạn sẽ bỏ qua một phần nội dung, và những người đến sớm + diễn giả không thể quay trở lại những nội dung này được, sẽ rất mất thời gian. Mà đã bỏ qua một phần nội dung thì rất có thể bạn không theo được những nội dung còn lại).
    • Tập tính đúng giờ cho dân đi tham dự hội thảo.

    Giải pháp:
    • Bổ sung thêm trên giấy mời về thời gian: yêu cầu những người tham dự đến đúng giờ, nếu như không đến đúng giờ hoặc + 5 phút thì sẽ không được vào hội trường
    • Dự trù trước kế hoạch về việc tổ chức thêm một hội thảo lần 2, trong trường hợp có quá nhiều người muốn tham dự mà khán phòng lần 1 không đủ chỗ. Như vậy, khi thực tế có nhiều người quan tâm hơn dự kiến, BTC sẽ lập tức có thể thông báo về kế hoạch lần 2 cho những người chưa tham dự được trong lần 1. Khi đó, người bị ra về do đến trễ vừa rút kinh nghiệm về việc đến trễ/hết chỗ, mà vẫn vui vẻ ra về để đợi đến buổi hội thảo lần Do đó ngay tại buổi hội thảo đối với những người đến trễ BTC sẽ:
    o Giải thích rõ lý do cho những người ko được vào dự hội thảo với 1 thái độ tôn trọng và nhẹ nhàng.
    o Lưu email của những người đến trễ. Sau đó gởi cho họ file ppt của buổi diễn thuyết hay 1 bài tóm tắt, review gì đó về những điểm nội dung quan trọng nhất. Phát thông cáo báo chí (nếu có) để mọi người có thể nắm được phần nào chương trình hội thảo
    o Thông báo về việc tổ chức buổi hội thảo lần 2. Những người đăng kí lại tên có thể được cho vào danh sách khách mời ưu tiên trong buổi hội thảo lần sau (vd: được gửi thư thông báo trước về hội thảo sắp diễn ra, hoặc nếu có muộn 1 chút thì vẫn được vào còn nếu muộn quá thời gian qui định thì dĩ nhiên ko có ngoại lệ nữa)

  21. Link

    Vấn đề: mời khách quá nhiều so với số lượng ghế.
    Giải pháp:
    • Trước event, VNW nên có 1 cuộc khảo sát nhỏ để có thể biết được những đối tượng khách mời nào quan tâm đến chủ đề và bao nhiêu % khách sẽ tham dự nhằm tung ra lượng vé mời hợp lý.
    • Sau khi gửi vé mời, VNW nên gửi email hoặc gọi điện để confirm số lượng khách có thể tham gia chương trình. Một ngày trước khi diễn ra event, nên confirm lại 1 lần nữa để nắm rõ lượng khách sẽ tham dự để chuẩn bị những giải pháp hợp lý.

    *
    Vấn đề:tới trễ với lý do là chỗ giữ xe khách sạn REX hết chỗ phải đi gửi xe nơi khác

    Giải pháp (theo ý kiến riêng của mình):BTC cần phải check trước thông tin với KS. Nếu bãi xe ko đủ chỗ,BTC nên cử 1 bạn đeo thẻ BTC đứng cùng với biển chỉ dẫn trước tầng hầm giữ xe KS để chỉ dẫn chỗ để xe khác cho KH.

    *
    Về giải pháp:sau khi thấy số lượng người đến trễ nhiều thì nên đặt 1 màn chiếu+ âm thanh bên ngoài phòng hội thảo để các bạn đến sau có thể theo dõi. Theo mình nếu đặt bên ngoài nghĩa là đặt tại sảnh khách sạn:
    Nếu sảnh khách sạn nhỏ, thông với các phòng khác của KS thì điều này gây ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của KS do ồn ào.
    Nếu sảnh rộng và ở một khu riêng biệt, lúc này bạn sẽ phải đối mặt với 1 vấn đề: Làm sao để kết nối hệ thống màn hình và âm thanh của phòng hội thảo với bên ngoài mà ko ảnh hưởng tới diễn giả và những người đang tham dự? Nếu ko kết nối ngay mà để đến giữa giờ liệu sau khi bạn bỏ qua một nửa nội dung trước bạn có nắm bắt được phần còn lại?

    Phù hết rùi. Dài quá :P
    Rất cảm ơn TYM đã đưa ra một topic rất thú vị để mọi người có thể chia sẻ và đóng góp ý kiến :D

  22. Úi trời, cảm động quá, thanks bạn Link đã rất nhiệt tình nhé! Sau này chắc mỗi tháng mình sẽ đem 1 chủ đề ra để discuss nhé, vậy tăng tính tương tác giữa TYM và bạn đọc hơn!

  23. wetcat

    Nếu vậy tôi phát tài liệu và cho họ ghế ngồi ngoài nghe, tuyệt nhiên không sắp xếp. ” Yêu cầu” hay “đề nghị” cũng quá đầy đủ nghĩa để giải thích thêm. Nếu một người hiểu biết hay thường xuyên tham gia các hội thảo hay khóa đào tạo ngắn hạn sẽ hiểu tôi ..” cho không” kiến thức của mình và chẳng có lý do gì đòi hỏi thêm ( câu này em bắt chiếc các..Thầy, chứ em toàn đi xin kiến thức mà chưa được cho ai).hihi

Comment with facebook

comments

Submit a Comment